Welche Personalzeiterfassung?
Inhalt1. Einführung
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1. Einführung |
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 Arbeitsstunden, Überstunden, Kranktage und Urlaubstage müssen jeden
Monat zusammengestellt werden. In vielen Betrieben wird sogar noch mit Stundenzetteln gearbeitet. Die Fehlerquellen bei dieser Zeiterfassung als auch die Abweichungen von der Realität sind vielfältig und liegen auf der Hand. |
Die Personalzeiterfassung (PZE) ist die Erfassung der Arbeitszeit von Beschäftigten durch Maschinen und gehört heute in jeden Betrieb wie Warenwirtschaftssysteme und Lohnabrechnungsprogramme. Sie haben eine Firma oder sind für die Personalverwaltung verantwortlich? Jede Menge Daten werden für Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt.
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Wir können Ihnen mit unseren Systemen diese Arbeit komplett abnehmen. Damit erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter freie Kapazitäten, um sich den eigentlichen Aufgaben im Unternehmen zu widmen. Als Lieferant und Berater für Personalzeitwirtschaft bieten wir Systeme zur Anwesenheitskontrolle und Systeme, die die Produktivität und Arbeitsdauer der Mitarbeiter ermitteln. Welches Stundenabrechnungs-System für die Arbeitszeiterfassung das Richtige für ein Unternehmen ist, hängt von einigen Gesichtspunkten ab, die nachfolgend erläutert werden sollen. Grundsätzlich unterscheiden wir die Arten der Erfassung von Arbeitszeiten und die Methoden zur Stundenabrechnung. Weitere Gesichtpunkte wie die Urlaubsplanung, Ermittlung von Fehltagen und Personalplanung entscheiden, welches Zeiterfassung die Richtige für Ihr Unternehmen ist. 4. Arbeitszeiterfassung mit Stempeluhren
In früheren Zeiten wurden für die Stundenerfassung ausschließlich Stechuhren verwendet. Heute nutzt man elektronische Stempeluhren oder Zeiterfassungsgeräte. Stempeluhren unterscheiden sich heutzutage durch folgende Merkmale:
Leistungsmerkmale wie Signalausgänge für Pausensignale oder Anschluss von Uhrenanlagen spielen bei der Auswahl einer Stempeluhr ebenfalls eine Rolle.
Die Zeitabrechnung und Lohnabrechnung (Überstunden, Zuschläge u.a. Arbeitszeitkonten) wird dann in Softwareanwendungen wie MS Excel oder Lohnabrechnungssystemen vorgenommen. Da man keine direkte Verbindung mit einem PC herstellen kann, werden die Daten manuell von den Stempelkarten übertragen. Weitere Zeitabrechnungen wie Urlaubstage oder Kranktage werden ebenfalls mit externen Zeitabrechnungsprogrammen erfasst. Die Ausnahme ist hier die Stempeluhr MAX ER-2200 PC. Bei dieser Stempeluhr ist es möglich, die Daten mit einer Speicherkarte - ähnlich wie bei einer Digitalkamera - auf einen PC zu übertragen. Mit dem Zeiterfassungsprogramm "megtime" werden alle Stempelungen automatisch berechnet und stehen diversen Auswertungen zur Verfügung. Auch die Urlaubsplanung und die Erfassung von Kranktagen und anderen Abwesenheiten ist mit dieser Lösung möglich. Gründe, die für eine einfache Stempeluhr sprechen:
5. PC - gesteuerte Zeiterfassungssysteme
Mit zunehmenden Anforderungen an ein Zeiterfassungssystem und eine Stundenabrechnung mit Überstunden, Zuschlägen und Workflow reichen die Leistungsmerkmale einer einfachen Stempeluhr nicht mehr aus. Die Stundenerfassung der Arbeitszeiten mit Nachtzulagen, Feiertagszulagen und Spätzulagen in der Produktion, im Handwerk und im Handel erfordern aufgrund unterschiedlichster Tarife eine Zeitwirtschaft, die die Lohnabrechnung und Arbeitszeitverwaltung vereinfacht. Auch die Auftragserfassung zur Abrechnung von Projektzeiten kann von einem Arbeitszeitsystem erfasst werden. Hierfür stehen verschiedene Erfassungsmöglichkeiten zur Verfügung: -
Zeiterfassungsterminals mit verschiedenen Identifikationslesern Diese Zeiterfassungsgeräte und Zeiterfassungssoftware ersetzen die herkömmliche Stechuhr. Von zunehmender Bedeutung sind Zeiterfassungsgeräte mit Fingerabdruck-Identifikation.
Zur Identifikation des jeweiligen Beschäftigten gibt es abhängig vom Erfassungsmedium unterschiedliche Optionen: - Kunststoffkarte mit Strichcode, Magnetstreifen, RFID-Chips (Transponder).
Die Übertragung mit Strichcode und
Mit der PZE verwandt sind die Betriebsdatenerfassung (BDE) und die Maschinendatenerfassung (MDE). Für die Lohn- und Gehaltsabrechnung liefern Zeiterfassungssysteme die Berechnungsgrundlage, indem Mehrarbeitzuschläge, Zulagen für Wochenend - und Feiertagsarbeit, Nachtzuschläge und Schichtzulagen automatisch durch hinterlegte Formeln errechnet werden. Um unterschiedliche Tarifverträge und Arbeitszeitmodelle abbilden zu können, können die entsprechenden Regeln im System hinterlegt werden. Weiters sollte ein Ziel der PZE sein, Überstundenzuschläge nach den entsprechenden Gesetzvorgaben so abzubilden, dass stets die für den Angestellten und das Unternehmen vorteilhaften Steuerbegünstigungen genutzt werden. Idealerweise werden die so ermittelten Lohnarten über eine digitale Schnittstelle in ein Lohnverrechnungsprogramm übergeben. Das Fehlerrisiko kann so minimiert und der Arbeitsablauf der Personalverrechnung optimiert werden. Der einfacheren Rechnung wegen, werden Arbeitszeiten häufig dezimal gespeichert, als so genannte Industrieminute - Auch Systeme in welchen eine Stunde tatsächlich 60 Minuten umfasst, welche aber für Schnittstellen und Auswertungen auch mit "Industrieminuten" arbeiten können existieren. Unterschieden werden sollten die Schicht- oder Festarbeitszeitmodelle und eine variable oder Gleitzeiterfassung. In jedem Fall muss darauf geachtet werden, dass die Vorschriften des geltenden Kollektivvertrags bzw. der geltenden Betriebsvereinbarung eingehalten werden.
6. Personalzeiterfassung im ArbeitsrechtIn deutschen Betrieben, in denen ein Betriebsrat existiert, besteht aufgrund des Betriebsverfassungsgesetzes ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats gemäß § 87 Abs. 6 bei der Einführung einer Personalzeiterfassung. In diesem Paragraphen ist die "Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen" als mitbestimmungspflichtig geregelt. Nach einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG, Az. 2 AZR 39/05) können Arbeitnehmer, die absichtlich an einer Stempeluhr falsch stempeln, ohne eine Abmahnung fristlos gekündigt werden. In Österreich entschied der Oberste Gerichtshof, dass die Arbeitszeiterfassung mittels biometrischer Fingerabdruck - Scans nur in Unternehmen eingeführt werden kann, in welchen eine entsprechende Betriebsvereinbarung vorhanden ist. OGH, Urteil vom 20. Dezember 2006, 9 ObA 109/06d - ArbVG § 96, ABGB § 16, DSG 2000 § 4. Quelle: Wikimedia Foundation Inc. 7. Hinweise zur Verwendung biometrischer Verfahren im Unternehmen
Folgende Beispiele können in die Diskussion einbezogen werden: Unterschriften der Mitarbeiter werden auf Arbeitsverträgen, Arbeitsanweisungen etc. archiviert und damit „gespeichert“. Fingerabdrucksensoren in Autos zum Zweck des Diebstahlschutzes gewinnen an Interesse privater Verbraucher. Fingerabdrucksensoren an Notebooks werden immer populärer zum Schutz persönlicher Daten und zum Schutz von Kindern und Jugendlichen vor jugendgefährdenden Inhalten. Entscheidend ist die Zweck gebundene Verwendung der biometrischen Daten, nämlich zur Erfassung der Arbeitsstunden und zur Sicherung eines reibungslosen, für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber sicheren Ablauf dieser Erfassung. Stundenzettel, die eigenhändig von den Mitarbeitern unterschrieben werden, kommen dieser Art der Erfassung gleich. Der Mitarbeiter leistet bei jeder Identifikation seine Unterschrift, dass er die Arbeit beginnt oder beendet. Die Vorteile der elektronischen Erfassung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollen hierbei nicht weiter erläutert werden. Grundsätzlich raten wir Ihnen zu folgenden Maßnahmen:Schaffen Sie Vertrauen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern so viele Informationen wie nur möglich. Sorgen Sie für Transparenz, wie mit den persönlichen Daten im Unternehmen verfahren wird. Verfassen Sie z.B. eine Datenschutzerklärung, unterzeichnet von der Geschäftsführung, worin die Speicherung sämtlicher persönlichen Daten geregelt ist. Das betrifft u.a. Speicherung von Adressdaten, Geburtsdaten, Lichtbildern, Unterschriften und biometrischer Merkmale. Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, für den Datenschutz persönlicher Daten Sorge zu tragen. Dieser Forderung kommen Sie bei der Verwendung der Zeiterfassungsterminals NTB 560 und NTB 580 nach, da die Art der Speicherung keine Reproduzierbarkeit des Fingerabdrucks ermöglicht. Wir verweisen hierbei auf die technischen Spezifikationen der Fingerabdruckspeicherung in diesen Zeiterfassungsterminals. |
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