Zeiterfassung smart time plus - FAQ

Wo finde ich Hilfe und Anleitungen?

In der Schnellstartanleitung
Im Programm über den Menüpunkt Hilfe
In den Handbüchern auf der CD

Häufig gestellte Fragen zur Inbetriebnahme und Einrichtung des Systems

Wie erkennt der Mitarbeiter am Zeiterfassungsterminal, ob er "Kommt" oder "Geht" gebucht hat?

Wie gebe ich neue Mitarbeiter ein?

Wie ordne ich den Mitarbeitern verschiedene Arbeitszeitmodelle zu?

Wie gebe ich den Urlaubsanspruch ein?

Wie gebe ich vorhandene Stunden aus Vormonaten ein?

Wie erstelle ich verschiedene Arbeitszeitmodelle?

Wo gebe ich Abwesenheitstage (Urlaub, Krank, ...) ein?

Wie korrigiere oder ergänze ich Kommen- und Gehen-Zeiten?

Wie kann ich nach Änderungen der Arbeitszeitmodelle die Daten neu berechnen?

Wie kann ich das Programm so einstellen, dass die Daten automatisch abgeholt werden?

Wie kann ich das Programm als Dienst auf einem Server installieren?

Wie erkennt der Mitarbeiter am Terminal, ob er "Kommt" oder "Geht" gebucht hat?

Das Zeiterfassungsterminal registriert die Buchungen ohne Wertung auf „Kommt“ oder „Geht“.
Die Wertung findet in der Software anhand der eingestellten Tagespläne statt. Der Wechsel zwischen Kommen und Gehen erfolgt automatisch ohne dass dafür eine Taste gedrückt werden muss. Wie kann man herausfinden, ob ein Mitarbeiter anwesend oder abwesend ist?
Möglichkeit 1: In der Anwesenheitsübersicht leuchtet die Lampe grün, wenn der Mitarbeiter anwesend ist.
Möglichkeit 2: Wenn Sie das Terminal zusammen mit der Software im "Online-Modus" betreiben, werden bei jeder
                            Buchung "Kommt" oder "Geht" am Display angezeigt. Diese Funktion wird nur von Terminals
                           der Serie NTA/NTB 400, 580, 680, 980 unterstützt und funktioniert nur bei bestehender
                            Netzwerkverbindung.

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Wie gebe ich neue Mitarbeiter ein?

Wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter -> Stammsätze. Alternativ können Sie auch auf das Symbol Stammsätze in der Menüleiste klicken. Mit der Schaltfläche Hinzufügen legen Sie einen neuen Stammsatz an. Das Programm schlägt Ihnen automatisch eine Systemnummer vor. Diese brauchen Sie nicht zu verändern. Geben Sie die Benutzernummer ein. Diese Nummer muss die gleiche wie die Benutzer-ID des Mitarbeiters am Terminal sein. Geben Sie den Namen, die Zeitgruppe und weitere persönliche Daten des Mitarbeiters ein. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Wie ordne ich den Mitarbeitern verschiedene Arbeitszeitmodelle zu?

Wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter -> Stammsätze. Alternativ können Sie auch auf das Symbol Stammsätze in der Menüleiste klicken. Wählen Sie im Feld Zeitgruppe das für den ausgewählten Mitarbeiter gültige Zeitmodell aus. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.
Mehr zum Thema: Wie erstelle ich verschiedene Arbeitszeitmodelle?

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Wie gebe ich den Urlaubsanspruch ein?

Neben den Abteilungs- und Firmendefinitionen können Sie für jeden Mitarbeiter individuelle Urlaubsansprüche eingeben. Wählen Sie den Menüpunkt Mitarbeiter -> Stammsätze. Alternativ können Sie auch auf das Symbol Stammsätze in der Menüleiste klicken. Wechseln Sie auf das Register Urlaubskonto. Hier können Sie in der Spalte Akt den Anspruch für das jeweilige Jahr selbst eingeben. In der Spalte Korr. können Sie Korrekturen vornehmen, wenn der Anspruch z.B. nur anteilig sein soll oder zu Beginn der Zeiterfassung bereits genommene Tage abgezogen werden sollen.

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Wie erstelle ich verschiedene Arbeitszeitmodelle?

Wählen Sie den Menüpunkt Programm -> Tagesplan. Erstellen Sie die benötigten Tagespläne für die verschiedenen Arbeitszeiten. Tage an denen gleich gearbeitet wird können mit einem Tagesplan zusammengefasst werden.

Bei Schichtbetrieb: Wählen Sie den Menüpunkt Programm -> Schichtplan. Geben Sie ein, bis zu welcher Uhrzeit der Anmeldung am Zeiterfassungsterminal welcher Tagesplan automatisch vom Programm ausgewählt werden soll. Das Programm ordnet automatisch die gewünschte Schicht zu, wenn sich der Mitarbeiter am Zeiterfassungsgerät anmeldet. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Wählen Sie den Menüpunkt Programm -> Periodenplan. Ordnen Sie den jeweiligen Wochentagen den gewünschten Tagesplan zu. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Bei Schichtbetrieb: Wählen Sie die Option Schichtpläne und ordnen Sie den jeweiligen Wochentagen den an diesem Tag geltenden Schichtplan zu. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Wählen Sie den Menüpunkt Programm -> Zeitgruppe. Erstellen Sie die benötigten Zeitgruppen für die verschiedenen Arbeitszeitmodelle. Im Feld Periodenplan wählen Sie den gewünschten Periodenplan der für diese Zeitgruppe gelten soll aus. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Wo gebe ich Abwesenheitstage (Urlaub, Krank, ...) ein?

Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten -> Fehlzeiten. Alternativ können Sie auch in der Monatsübersicht doppelt auf die Spalte Fehlgrund klicken. Stellen Sie im Feld Fehlgrund die gewünschte Abwesenheit (Funktionscode) ein. Wählen Sie über den Kalender den gewünschten Zeitraum.

TIPP: Durch Ziehen mit gedrückter Maustaste können Sie mehrere Tage gleichzeitig markieren. Alternativ können Sie das Datum auch in die Felder vom / bis eingeben. Mit der Schaltfläche Gruppe kann mehreren Mitarbeitern gleichzeitig einen Abwesenheitsgrund zugeordnet werden. Zum Speichern der Eingaben klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Wie korrigiere oder ergänze ich Kommen- und Gehen-Zeiten?

Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten -> Buchungen. Alternativ können Sie auch in der Monatsübersicht doppelt auf die Spalte Beginn oder Ende klicken. Wählen Sie mit dem Kalender oder über die Pfeilschaltflächen den gewünschten Tag aus. Zum Ändern vorhandener Buchungen klicken Sie die gewünschte Uhrzeit an. Zum Hinzufügen neuer Buchungen klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Geben Sie im Feld Zeit die gewünschte Uhrzeit ein. Zum Speichern und Berechnen der Eingabe klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Wie gebe ich vorhandene Übersttunden aus Vormonaten ein?

Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeiten -> Summen. Alternativ können Sie auch in der Monatsübersicht doppelt auf die Spalte Saldo klicken. Wählen Sie mit dem Kalender oder über die Pfeilschaltflächen den gewünschten Tag aus. Geben Sie in der Zeile Kumuliertes Saldo in der Spalte Korrektur die gewünschten Stunden ein. Dabei können + oder - als Vorzeichen verwendet werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Wie kann ich nach Änderungen der Arbeitszeitmodelle die Daten neu berechnen?

Wählen Sie den Menüpunkt Datei -> Neuberechnung. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum. Mit der Schaltfläche Gruppe können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig neu berechnet werden. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Ausführen.

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Wie kann ich das Programm so einstellen, dass die Daten automatisch übertragen werden?

Das Programm kann als Einzelplatz- oder Client-Server-Anwendung installiert werden. Über den Menüpunkt Kommunikation -> Zeitaufträge können Sie automatisch die Daten von den angeschlossenen Zeiterfassungsterminals abholen lassen.

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Wie kann ich das Programm als Dienst auf einem Server installieren?

Achtung: Die folgenden Punkte dürfen bei einer Mehrplatzinstallation nur auf dem Server ausgeführt werden. Sollten Sie das Programm nur an einem einzigen Arbeitsplatz verwenden, können Sie diese Schritte auf diesem PC ausführen.

Starten Sie das Programm. Melden Sie sich diesmal mit dem Benutzernamen su an.
Wählen Sie den Menüpunkt Extras → Dienstemanager. Setzen Sie die Haken bei Zeitaufträge und Dongleserver.
Klicken Sie nun auf Starten. Das Programm wird nun als Windows-Dienst NCServiceManager installiert.

Hinweis: Sollten Sie die Aufschrift NC-Servicemanager: kein Zugriff lesen, haben Sie keine Berechtigung, Dienste auf diesem PC zu installieren. Starten Sie dann das Programm als Administrator oder wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Die Zeitpunkte für die Ausführung automatischer Funktionen können Sie jederzeit anpassen.
Wählen Sie dazu den Menüpunkt Kommunikation → Zeitaufträge. Stellen Sie den gewünschten Zeitauftrag ein.
Stellen Sie einen Zeitraum ein und wählen Sie die Wochentage aus, an denen die Funktion ausgeführt werden soll. Anschließend muss der Dienst NCServiceManager auf dem Server neu gestartet werden.

Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.

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Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und im Programm über den Menüpunkt Hilfe.
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